Odpowiedź: Nie, uprawnienia będą różne w zależności od roli jaką dany użytkownik będzie pełnił w procesie zarządzania majątkiem.
Odpowiedź: Prośbę o dodanie nowego pracownika i przydzielenie mu określonych uprawnień może zgłosić zarówno osoba odpowiedzialna, jak i Kierownik w formie e-mail dgm(at)agh.edu.pl
Odpowiedź: Składniki majątku:
a. objęte ewidencją gospodarczą będą zdejmowane przez Dział Gospodarki Majątkowej,
b. objęte ewidencją majątkową będą zdejmowane przez Dział Księgowości Majątkowej.
Odpowiedź: Ewidencja majątkowa i ewidencja gospodarcza w AssetsNinja będą prowadzone, jako odrębne ewidencje. Osoba odpowiedzialna za pole spisowe oraz osoba odpowiedzialna za prowadzenie ewidencji będzie ona miała założone dwa oddzielne konta w AssetsNinja (oddzielne loginy).
W jaki sposób powinny być wprowadzane nowo zakupione składniki do ewidencji majątkowej? Czy sposób procedowania ma być realizowany nową, czy stosowaną do tej pory ścieżką (tzn. nowo zakupione składniki wprowadzamy do systemu od razu po zakupieniu czy po nadaniu numeru inwentarzowego na podstawie książek?
Odpowiedź: Nowo zakupione składniki majątkowe wprowadzane są do systemu od razu po zakupie na podstawie faktury. Składnik zostaje przeniesiony do grupy “operacje do akceptacji”, czyli tzw. bufora. Wprowadzone dane są weryfikowane przez księgowość, która nadaje numer inwentarzowy i zatwierdza dany składnik do ewidencji. Po zatwierdzeniu przez Księgowość Jednostka może dokonywać zmian jedynie w zakresie: miejsca użytkowania oraz osoby użytkującej.
Odpowiedź: Przejęcie odpowiedzialności następuje w trakcie inwentaryzacji zdawczo-odbiorczej w momencie zakończenia spisu z natury i podpisania oświadczenia osoby odpowiedzialnej za pole spisowe Załącznik 1A do Zarządzenia nr 37/2024. Osoba przejmująca odpowiedzialność za pole spisowe nie ponosi odpowiedzialności za różnice wykazane w trakcie inwentaryzacji zdawczo-odbiorczej. Osoba przekazująca pole spisowe zobowiązana jest do wyjaśnienia wszystkich niedoborów i nadwyżek oraz ponosi odpowiedzialność za niedobory wynikającą z zapisów pkt 6 zał. 1A do Zarządzenia nr 37/2024.
Odpowiedź: Załącznik nr 2 do Zarządzenia nr 37/24 - Rozdział II pkt. 3.4 o treści „drobne wyposażenie komputerowe: klawiatury, myszy, modemy zewnętrzne, przenośne dyski zewnętrzne, napędy optyczne oraz zewnętrzne kamery internetowe, głośniki, mikrofony i słuchawki komputerowe (do video-konferencji),stacje dokujące”. Przygotowując do wyksięgowania listy składników majątku niepodlegających ewidencji księgowej lub ewidencji gospodarczej, należy ująć dokładnie asortyment wymieniony powyżej, z wyjątkiem składników będących częścią zestawu komputerowego. Nie można dopuścić do rozłożenia zestawu komputerowego stanowiącego całość w ewidencji księgowej, na oddzielne elementy. Adnotacja z Działu Księgowości Majątkowej o treści „Elementy stanowią integralną część zestawu komputerowego – nie podlegają inwentaryzacji” jest właściwa. Składniki takie jak klawiatura, mysz, głośniki itp. będące elementami zestawu komputerowego, pomimo ich niewyksięgowania nie będą spisywane podczas inwentaryzacji.
Załącznik nr 3 do Zarządzenia nr 37/24 - Rozdział II pkt. 4.2 o treści: „w pkt II.3.8 nie ujmuje się: klawiatur, myszy, modemów zewnętrznych, zewnętrznych nośników danych typu pendrive oraz przenośnych dysków zewnętrznych, napędów optycznych oraz zewnętrznych kamer internetowych, głośników, mikrofonów i słuchawek (do wideokonferencji), kabli połączeniowych, przejściówek, stacji dokujących, toreb, etui, itp.”. Zapis jest fragmentem instrukcji, jak poprawnie ewidencjonować zespoły komputerowe i wprowadzać do teleinformatycznego systemu AssetsNinja. Podczas sporządzania list ewidencji gospodarczej oraz składników nie ujętych w żadnej ewidencji nie należy się sugerować Załącznikiem nr 3 do Zarządzenia Rektora nr 37/24.
Odpowiedź: Wszystkie składniki majątku nie stanowiące wyposażenia osobistego winny być zwrócone do 31.10.2024 r. Kontynuacja wypożyczenia jest możliwa wyłącznie na nowych zasadach. W tym przypadku powinna być sporządzona umowa najmu (załącznik nr 3 do Instrukcji udostępniania, powierzania i wypożyczania ruchomych składników majątkowych).
Szczególne przypadki powinny być rozpatrywane indywidualne.
Odpowiedź: Przez wartość rynkową należy rozumieć wartość pozyskaną w wyniku rozpoznania rynku wszelkimi dostępnymi metodami.
Odpowiedź: Zgodnie z instrukcją prowadzenia ewidencji gospodarczej (załącznik nr 2 do zarządzenia, pkt. II. 3.2) torby narzędziowe (skrzynki narzędziowe) powinny być objęte ewidencją gospodarczą, jeśli ich wartość przekracza 800 zł. Jeśli ich wartość nie przekracza 800 zł wówczas nie są objęte żadną ewidencją.
Odpowiedź: Zgodnie z Zarządzeniem 38/2024 termin objęcia składników ewidencją gospodarczą upływa 20.12.2024 r. Przytoczone przykłady nie stanowią przeszkody do dotrzymania terminu.
Odpowiedź: Na stronie AGH (Strona główna → RODO → Inspektor ochrony danych osobowych) jest zamieszczona informacja dotycząca lokalnych administratorów bezpieczeństwa informacji.
Link do strony: https://www.agh.edu.pl/ochrona-danych-osobowych/inspektor-ochrony-danych-osobowych
Odpowiedź: Zgodnie z Załącznikiem nr 6 do Zarządzenia nr 37/2024 pkt II, 2.2 składniki majątkowe mogą być wypożyczone studentowi/doktorantowi na okres wykonywania przez niego zadań. W związku z tym należy podać konkretną datę zwrotu składnika.
Pytanie: Czy będą organizowane szkolenia dotyczące Zarządzenia nr 37/2024?
Odpowiedź: Tak, szkolenia będą organizowane na indywidualne prośby poszczególnych jednostek. Zgłoszenia potrzeb przeprowadzenia szkoleń wraz z pytaniami należy przesyłać na adres e-mail: dgm-wdrozenia(at)agh.edu.pl
Odpowiedź: Zgodnie z §11 pkt 3 za zasady bieżącej kontroli oraz zgodności wyposażenia z wywieszkami inwentarzowymi (wykazami) w pomieszczeniach ogólnodostępnych odpowiedzialny jest Kierownik jednostki, który określa zasady bieżącej kontroli nad składnikami majątku znajdującymi się w pomieszczeniach, które nie posiadają stałych użytkowników. Kierownik jednostki zobowiązany jest również do określenia sposobu dokumentowania ewentualnych zgłoszeń niedoborów do osoby odpowiedzialnej za majątek w danej jednostce.
Odpowiedź: Powierzenie dotyczy tylko pracownika i wykonywania przez niego określonych zadań służbowych. Powierzenie może nastąpić na okres zatrudnienia pracownika. Przedmiotem powierzenia może być tylko sprzęt osobisty (telefon komórkowy, router, dysk przenośny, tablet i przenośny komputer).
Odpowiedź: Wypożyczenie składników majątku pracownikowi na cele inne niż służbowe dotyczy każdej sytuacji, w której wypożyczone przez pracownika składniki majątku nie będą wykorzystywane w celu służbowym (tj. dydaktyka, badania naukowe i inne związane z realizacją zadań wynikających ze stosunku pracy), tylko prywatnym.
Odpowiedź: Wyposażenie osobiste to wyłącznie przenośny sprzęt komputerowy (laptop, notebook, tablet) oraz router, dysk przenośny i telefon komórkowy. Natomiast poprzez wypożyczenie na cele inne niż służbowe rozumieć należy wypożyczenie na cele prywatne.
Odpowiedź: W przypadku wyposażenia osobistego wystawiamy REWERS powierzenia składnika majątku – załącznik nr 1 do Instrukcji udostępnienia, powierzenia i wypożyczenia ruchomych składników majątkowych, natomiast w przypadku wypożyczenia na inne cele niż służbowe wystawiamy REWERS wypożyczenie składnika majątku – załącznik nr 2 do Instrukcji udostępniania powierzania wypożyczania ruchomych składników majątkowych.
Odpowiedź: Tak, na wypożyczenie na cele inne niż służbowe potrzebna jest zgoda kierownika jednostki. Okres wypożyczenia na 3 miesiące dotyczy sytuacji, kiedy Kierownik wyrazi zgodę na powierzenie pracownikowi jako wyposażenie osobiste innych składników niż komputer przenośny, tablet, telefon komórkowy, router, dysk przenośny.
Odpowiedź: W takim przypadku decyzję, czy dany składnik może być uznany za wyposażenie osobiste podejmuje Kierownik. Wówczas termin powierzenia to maksymalnie 3 miesiące.
Odpowiedź: Umowę przygotowuje jednostka. Wzór umowy to załącznik nr 3 do Instrukcji udostępniania powierzania i wypożyczania ruchomych składników majątkowych.
Odpowiedź: Zadania inwestycyjne realizowane przez Miasteczko Studenckie rozliczane są jak dotychczas przez Administrację Miasteczka Studenckiego.
Odpowiedź: Rewers składnika majątkowego jest dokumentem obligatoryjnym dla jednostki, na stanie której się znajduje. Na rewersie powinni podpisać się: osoba użytkująca dany składnik, osoba odpowiedzialna za daną ewidencję (pole spisowe) oraz kierownik jednostki. Jeżeli zatem wyposażenie osobiste, które pracownik zabiera ze sobą na inny wydział jest na stanie dotychczasowego miejsca pracy rewers podpisują osoby odpowiedzialne za to pole spisowe. W tym przypadku można wziąć również pod uwagę zmianę miejsca użytkowania -ZMU i wówczas rewers podpisywać będą osoby odpowiedzialne za nowe miejsce pracy.
Odpowiedź: Tak, wydruk składników z systemu AssetsNinja można traktować jako wywieszkę inwentarzową. Umieszczenie wywieszek objętych ewidencją gospodarczą nie jest obligatoryjny.
Odpowiedź: Zapis dotyczy określenia zasad bieżącej kontroli nad składnikami majątku w pomieszczeniach ogólnodostępnych (w rozumieniu np. wyznaczenia opiekunów, określenia zasad aktualizacji wywieszek i nadzoru nad składnikami znajdującymi się w tych pomieszczeniach, itp.) oraz sprawdzenia, czy wykazy wyposażenia odpowiadają stanowi rzeczywistemu w tych pomieszczeniach.
Odpowiedź: Zgodnie z pkt. 6.6 Księgi wytycznych i procedur (załącznik nr 2 do Polityki bezpieczeństwa Informacji w AGH – Zarządzenie nr 9/2017 Rektora AGH) LABI prowadzi ewidencje osób upoważnionych do wykorzystywania służbowych urządzeń przenośnych poza siedzibą AGH. Wypełnieniem pkt. 13 Załącznika nr 6 do Zarządzenia nr 37/24 będzie zamieszczenie na rewersie adnotacji z informacją, że dana osoba widnieje w ewidencji osób upoważnionych do wykorzystywania sprzętu poza siedzibą AGH.
Odpowiedź: Złożone Oświadczenia (zał. A i B) z datą przed 22.01.2025r. są obowiązujące i nie ma obowiązku ich ponownego składania.
Odpowiedź: W opisie faktury powinny się znaleźć: numer pola spisowego, pieczątka jednostki oraz podpis z pieczątką imienną osoby odpowiedzialnej za pole spisowe. W przypadku EG należy dodatkowo zamieścić informację, że składnik został ujęty w EG w pozycji nr …..
Odpowiedź: Informacje dotyczące terminów inwentaryzacji 4-letnich będą dostępne na początku roku po zatwierdzeniu harmonogramów rocznych.
Odpowiedź: Faktury dotyczące zakupionego sprzętu podpisuje osoba odpowiedzialna za pole spisowe. Taką samą zasadę należy stosować do każdego dokumentu związanego z cyklem życia składnika (przyjęcie, przekazanie, zbycie, itp.).
Odpowiedź: Zestaw komputerowy składający się z komputera przenośnego i monitora należy wprowadzić jako odrębne składniki majątkowe z różnymi numerami inwentarzowymi, natomiast zestaw komputera stacjonarnego i monitora należy wprowadzić jako odrębne składniki z tym samym numerem inwentarzowym.
Odpowiedź: Określenie zasad bieżącej kontroli w formie pisemnej nie jest obligatoryjne. Kierownik jednostki jest odpowiedzialny za stworzenie przejrzystych zasad kontroli majątku, jego nadzoru oraz sposobu zgłaszania stwierdzonych niedoborów.